Management assistant Doctoraatsbegeleiding à Brussel

Description du poste

Als management assistant sta je samen met een aantal collega's in voor de administratieve ondersteuning van het Researcher Training & Development Office (RTDO) en de Doctoral Schools. Dit team vormt aanspreekpunt voor alle (toekomstige) doctorandi, postdocs en promotoren van de Vrije Universiteit Brussel. Onderzoekers kunnen er terecht voor informatie over alles wat het doctoraatsproces betreft (uitgezonderd vakspecifieke vragen) en omtrent specifieke training doorheen hun loopbaan. Daarnaast organiseert RTDO samen met de drie Doctoral Schools de doctoraatsopleiding. Op beleidsvlak vervult RTDO de rol van liaison met zowel die Doctoral Schools als met de verschillende facultaire verantwoordelijken voor de doctoraatsopvolging en de coördinatoren van de doctoraatsopleiding in andere universiteiten.

In deze functie rapporteer je rechtstreeks aan Hannelore De Grande, coördinator van het RTDO, en werk je nauw samen met je RTDO collega's (een 8-koppig dynamisch team van administratief medewerkers, beleidsmedewerkers en interne trainers) en de drie Doctoral Schools Directeurs.

Een greep uit je takenpakket:

• Je biedt uitgebreide organisatorische ondersteuning voor verscheidene initiatieven (communicatie met sprekers en deelnemers verzorgen, locatie zoeken, catering voorzien, enz.). Deze initiatieven kunnen gericht zijn op doctorandi (zoals de PhD Introduction Days en verscheidene loopbaan events), maar ook op postdoctorale onderzoekers en professoren (zoals de PostDoc Appreciation day en Supervisor Training);
• Je werkt je in het financieel beheer van de cel, verwerkt wanneer nodig mee betaalopdrachten, en ondersteunt bij de financiële rapportering;
• Je volgt mee de werking van het online platform ‘PhD Portfolio' op;
• Verder ben je mee een algemeen eerste aansprekingspunt voor internen rond doctoreren aan VUB: in de eerste plaats sta je klaar voor doctorandi, maar bij uitbreiding help je alle administratief en academisch personeel dat een doctoraatsgerelateerde vraag heeft;
• Je werkt ook samen met andere diensten om een betere dienstverlening voor doctorandi te bekomen (zoals de personeelsdienst, studentenadministratie, faculteiten, ICT);
• Tot slot voer je ad-hoc opdrachten voor de celcoördinator RTDO en de Doctoral School Directeurs uit, zoals het inplannen en notuleren van diverse vergaderingen.

Voor deze functie zal de Brussels Humanities, Sciences & Engineering Campus je thuisbasis worden.

Wat verwachten wij van jou?

• We zoeken iemand met een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring;
• Bij voorkeur heb je enkele jaren ervaring in secretariaatswerk of in organisatie van events of opleidingen;
• Je spreekt en schrijft vlot in het Nederlands en Engels en past je boodschap gemakkelijk aan afhankelijk van je doelpubliek;
• Je bent klantgericht en kan goed omgaan met mensen;
• Je bent organisatorisch sterk in het plannen, uitvoeren en opvolgen van taken en werkt nauwgezet;
• Je kan goed overweg met MS Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint);
• Je staat open om met nieuwe systemen te werken en bij te leren, en bent bereid tot eventuele verdere bijscholing in functie van de betrekking;
• Je bent stressbestendig en in staat om je aan passen aan wijzigende omstandigheden of ten opzichte van verschillende personen;
• Je handelt vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels en de sociale en ethische normen;
• Je voelt je betrokken bij het succes van onze universiteit en meer bepaald bij het belang van een sterke, betrouwbare en ondersteunende dienstverlening.

Informations supplémentaires

Statut

Actif

Formation requise

Grade de Bachelier

Lieu

Brussel

Type de Contrat

Jeune diplômé

Date de publication

09-12-2024

Secteur

Administration / Secrétariat

Permis de conduire BE/EU exigé

Non

Voiture exigée

Non

Lettre de motivation exigée

Non

Langues

Arabe